89/1/10
8:48 ص
چه شد که همت مضاعف و کار مضاعف شد نام امسالمان؟ مگر ما خوب کار نمی کنیم و یا همت مان کم بلند است؟ و یا نه اضافه بر چیزی که انجام می دهیم مورد نیازمان است؟ نگاهی به وضعیت شاخصهای بهره وری نیروی کار کشورمان در مقایسه با سایر کشورها نشان می دهد که بهره وری نیروی کار در کشور ما پایین است.
سوالی که مطرح می شود، این که آیا خود افراد بخوبی کارشان را انجام نمی دهند؟ و یا نه، سیستم های مدیریتی توان بهره گیری از نیروی کار را ندارند؟ به نظر می رسد که متاسفانه هر دو نقص در کشور ما به اندازه کافی وجود دارد و به همین دلیل ضمن اینکه خود و همه دوستان را به کار بیشتر و بهتر فرا می خوانم، نکات بسیار مهمی را در خصوص مورد دوم که ممکن است به دلیل اهمیت مورد اول مورد غفلت بماند، بعرض می رسانم تا بر اهمیت سیستم ها در ارتقای شاخصهای کار تأکید کرده باشم:
1- این سیستم است که وظیفه هر شخص را تعریف و نوع رابطه افراد را تبیین می نماید. حال در سازمانی که روابط افراد و وظایف هر یک به دقت مشخص نشده باشد، افراد سعی می کنند در مواقعی که تقسیم مسئولیت به درستی انجام نشده باشد، به دنبال دردسر نگشته و مسئولیت این امور را بر عهده نگیرند، چرا که این گونه فعالیتها معمولا بی مزد و پر از زحمت و مسئولیت اند. حتما در برخی ادارات دیده اید که چند کارمند در کنار یکدیگر نشسته و به صورت "سری" هر یک گوشه ای از یک فعالیت ار انجام می دهند اند، ولی برخی پرکارند و غیر از وظایف خود، کارهای بی متولی را داوطلبانه انجام می دهند و برخی نیز تنبلند و تن به این کارها نمی دهند، یکی از دلایل این تفاوت، در تقسیم نا صحیح و ناعدلانه وظایف است.
2- شاخص های اندازه گیری کار، اولین نیاز اندازه گیری میزان فعالیت و اثربخشی آنهاست. شاخصها و معیارهای پذیرش هر فعالیت، اهداف سازمان را به صورت ملموس و محسوس برای افراد بیان می نمایند. مطمئنا در جایی که کارها اندازه گیری نمی شوند، هیچ انگیزه ای جز وجدان برای کارکردن وجود نخواهد داشت و این مسئله موجب زحمت انسانهای مسئول و از زیر کار رفتن انسانهای تنبل خواهد شد. نمونه این مشکل در بعضی پستهای کاری که بصورت موازی باهم قرار دارند، مشاهده می شود، یعنی چند نفر یک کار مشابه را مستقلا انجام می دهند و کاهلی هر یک موجب درد سر دیگری خواهد شد. حقیر این مورد را در برخی بانکها که چند صندوق دارند زیاد مشاهده کرده ام.
3- در هر سیستم باید مراجعی عمل ارزیابی فعالیت ها را بر اساس شاخصهای تعریف شده انجام دهند. دقت در تعریف شاخصها بدون ارزیابی صحیح، بی فایده خواهد بود. ارزیابی در هر سیستمی ابزار عیب یابی به منظور اصلاح است و در صورتی که عمل ارزیابی و انتخاب ارزیاب ها بر اساس معیارهای عادلانه و علمی صورت نگیرد، عملا هیچ نفعی از ارزیابی به سیستم نرسیده و احتمالا زیان های شدیدی نیز متوجه آن خواهد نمود. نبود یا ضعف در ارزیابی ها، موجب بی انگیزگی در نیروی کار می گردد و صرفا باعث زحمت انسانهای با وجدان و پرکار خواهد شد.
4- اگر در سیستمی همه مراحل فوق انجام شده و ارزیابی های دقیقی نیز صورت گرفته باشد، ولی بین پرکار و کم کار تفاوتی قائل نگردد، عملا هیچ کاری صورت نگرفته است. این مشکل متاسفانه در کشور ما بسیار بارز است، در کشور ما سیاستهای انگیزشی اعم از تشویق و تنبیه جایگاه شایسته ای ندارند، یا اصلا از آنها استفاده نمی شود و یا بدون استحقاق افراد از آنها سوء استفاده می شود. این مسئله را بارها در اطراف مان دیده ایم، چه بسا افرادی که مستحق تنبیه اند، تشویق و چه بسا افرادی را که مستحق تشویق اند، تنبیه می شوند. این مسئله که از یکی از بهترین ابزارهای تربیت و هدایت بشر در بنگاهها و سیستمهای ما استفاده می شود، مطمئنا چاره ای جز کاهش سطح بهره وری نخواهد داشت.
5- هر سیستمی مدام باید در تمام موارد فوق، خود را به روز نماید، یعنی مدام شرح وظایف را بر اساس نیازهای روز سازمان یا بنگاه طراحی نماید، شاخصها بازتعریف و اصلاح گردند و سیستمهای نظارتی و ارزیابی مدام تجهیز، مورد آموزش و ارتقا یابند. مطمئنا در سیستمهایی که این چرخه به صورت مداوم جریان نداشته باشد، افراد فرصت طلب، راهکارهای فرار از کار را شناسایی نموده و بخوبی از ضعف مدیریت و سیستمهای نظارتی سوءاستفاده می نمایند.
6- یکی از اموری که باعث کاهش انگیزه در نیروی کار حتی از نوع مسئول و باوجدان کاری می شود، کمبود اثربخشی فعالیت هاست. یعنی در سازمانها و بنگاه های ما، فعالیتهای بیهوده یا کم فایده زیادی وجود دارد که صرفا توان نیروی کار را هدر می دهد. این مسئله موجب می شود تا نیروی کاری که به بی فایده بودن فعالیت های خود آگاه است، انگیزه لازم را برای فعالیت نداشته باشد. این مسئله، در سازمانهایی که حتی نیروهای وارسته و کاری در فعالیتهای خود دچار سستی هستند، شایع بوده و بایستی طراحی دقیق و کامل شرح وظایف و اختیارات افراد در سازمان مورد تجدید نظر قرار گیرد.
هدف از این نوشته، این بود که اهمیت برنامه ریزی، مدیریت و نظارت را یاد آور گردم و به هیچ وجه در مهم بودن نقش افراد در ایجاد انگیزه در درون خود و تقویت نقش وجدان در انجام شایسته تر کارها، تردیدی وجود ندارد.